Privacyverklaring
1 Algemeen
AC Sparta Laarne hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. AC Sparta Laarne houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
o Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in de Privacyverklaring.
o Verwerking van je persoonsgegevens beperkt zich enkel tot die gegevens welke nodig zijn
voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
o Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking
van je persoonsgegevens.
o Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de
beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
o Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering
van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
o Op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens,
je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als AC Sparta Laarne zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst
op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
AC Sparta Laarne
Zetel: Kerkstraat 39, 9270 Laarne
e-mailadres: acspartalaarne@telenet.be
2 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door AC Sparta Laarne verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
o Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van AC Sparta Laarne en aan de
activiteiten van de Vlaamse Atletiekliga en haar clubs. (uitvoering overeenkomst)
o Ter promotie van de atletiek. (gerechtvaardigd belang)
o Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (toestemming betrokkene)
o Het bekomen van subsidiëring door de overheid. (wettelijke verplichting)
o Om een verzekering af te sluiten. (burgerlijke aansprakelijkheid en/of sportongeval)
3 Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen:
o Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
o Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, taal
(wanneer van toepassing).
o Indien van toepassing: wedstrijdresultaten, G-sport classificatie, opleidingsniveau,
trainersopleiding, functie binnen de vereniging.
o Beeldresultaten: Er worden foto’s en video gemaakt tijdens de activiteiten van de federatie
en haar clubs.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
4 Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door de volgende organisaties:
o Intern : bestuursleden en trainers van de vereniging AC Sparta Laarne
o Extern: personeelsleden van de Vlaamse Atletiekliga (ALABUS)
o Extern: lokale overheden in het kader van subsidieaanvragen
o De verzekeringsmaatschappij: in geval van een schade aangifte wordt de
verzekeringsmaatschappij hiervan ingelicht maar dient het lid de nodige persoonlijke
gegevens (medische bewijsstukken, enz.) rechtstreeks aan de verzekeringsmaatschappij
te bezorgen.
5 Verstrekken we gegevens aan derden?
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo verstrekken wij gegevens aan de volgende partij voor:
o Inschrijving wedstrijdatleten (wij zijn namelijk een onderafdeling van KAAG
(stamnummer 1, lid van de VAL). Beiden zijn verantwoordelijk om volgens hun
GDPR-regelgeving correct om te springen met deze gegevens.
o Sportdienst Laarne (bekomen gemeentelijke subsidies). Sportdienst Laarne is
verantwoordelijk om volgens hun GDPR-regelgeving correct om te springen met
deze gegevens.
Als we in de toekomst nog zouden gebruik maken van andere derde partijen (verwerker) voor:
o Het verzorgen van de internetomgeving (web hosting),
o Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, ...),
o Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
zal dit uiteraard verder aangevuld worden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene reeds eerder vermeld in voorgaande voor de desbetreffende doeleinden.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens nooit aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten alle tijde ingetrokken worden, zonder dat dit inbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
6 Wat met de gegevens van minderjarigen?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is
gegeven door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger.
7 Wat zijn de bewaartermijnen?
AC Sparta Laarne bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet vereist. AC Sparta Laarne verbindt zich er toe de gegevens/beeldmateriaal niet langer bij te houden dan:
-
Inschrijving: 1 jaar.
-
Lidmaatschap 2 jaar.
-
Beeldmateriaal: 10 jaar.
8 Hoe beveiligen wij de gegevens?
Alle personen die namens AC Sparta Laarne van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9 Wat zijn je rechten omtrent je gegevens?
Je hebt het recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van d persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.
Via het hoger vermeld adres kun je ons hierover contacteren.
Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan de voornoemde verzoeken.
10 Heb je klachten?
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11 Wijziging van de privacyverklaring
o AC Sparta Laarne kan de privacyverklaring steeds wijzigen.
o De laatste wijziging gebeurde op 24 mei 2018.
De pdf versie kan je hieronder downloaden.